Kann ich meine vorhandene Excel-Datei verwenden?
Ja. Die Vorlagen zeigen die benötigte Struktur. Vorhandene Spalten können im geführten Import zugeordnet werden, sofern Werte und Beziehungen eindeutig sind.
Hilfsmittel / Datenübernahme
CSV-Migrationsvorlagen für Kleingartenvereine
Kostenlose CSV-Vorlagen und Feldbeschreibung für die Migration von Mitgliedern, Parzellen, Zählern und offenen Posten in eine Vereinssoftware.
Wofür dieses Hilfsmittel gedacht ist
Vier getrennte CSV-Dateien bilden Personen, Parzellen, Zähler und offene Posten sauber ab. Die Beispieldaten zeigen Format und Verknüpfung; echte Vereinsdaten werden erst in einer geschützten Arbeitskopie ergänzt.
Für: Vorstand, Schriftführung, Datenverantwortliche und betreuende IT
Dateien herunterladen
- Mitglieder-Vorlage (CSV): Stammdaten, Kontakt, Status und Eintritt.
- Parzellen-Vorlage (CSV): Parzelle, Fläche, Status und Pächterbezug.
- Zähler-Vorlage (CSV): Wasser- und Stromzähler mit Startwert.
- Offene-Posten-Vorlage (CSV): Noch offene Rechnungen zum Stichtag.
Warum vier Vorlagen statt einer Riesentabelle?
Mitglieder, Parzellen, Zähler und Forderungen haben unterschiedliche Lebenszyklen. Eine Person kann mehrere Parzellen betreuen, eine Parzelle mehrere Zähler besitzen und ein offener Posten braucht eine eindeutige Rechnungsreferenz. Getrennte Tabellen verhindern widersprüchliche Wiederholungen.
Die Spalte externe_id verbindet Datensätze während der Migration. Sie ist eine technische Hilfskennung aus dem Altsystem und darf keine wechselnde Zeilennummer sein. Personenbezogene Originaldateien sollten nur geschützt übertragen und nicht per normaler E-Mail verschickt werden.
- UTF-8 als Zeichenkodierung
- Semikolon als Trennzeichen
- Datum im Format JJJJ-MM-TT
- Geldbeträge mit Dezimalkomma
- eindeutige externe_id je Datensatz
Welche Daten wir für eine belastbare Übernahme brauchen
Für Mitglieder benötigen wir mindestens eine eindeutige Kennung, Vor- und Nachname sowie einen nachvollziehbaren Status. Für Pächterbeziehungen kommen Parzellenkennung, Vertragsbeginn und die externe Mitgliedskennung hinzu. E-Mail, Telefon und Bankdaten sind nur zu übernehmen, wenn sie aktuell und für den Vereinszweck erforderlich sind.
Vor dem Import prüfen wir Pflichtfelder, Datumswerte, Statusbegriffe, Dubletten und Beziehungen. Unklare Datensätze werden nicht still erraten, sondern im Fehlerbericht ausgewiesen. Ein Testimport und eine fachliche Freigabe gehören vor den produktiven Lauf.
So werden die Dateien verwendet
Lade die Vorlagen herunter und bearbeite jeweils eine Kopie. Lösche die Beispielzeile erst, wenn das Format verstanden ist. Verändere die Überschriften nicht und lege ergänzende Informationen zunächst in einer separaten Notizspalte ab.
Übermittle die Dateien erst nach abgestimmtem Importtermin über den vereinbarten geschützten Weg. Der unveränderte Ausgangsbestand bleibt bis zur Abnahme archiviert. Nach erfolgreichem Import werden Arbeitskopien und lokale Zwischendateien nach dem Löschkonzept entfernt.
Praxischeckliste
Vorbereitung
- Verantwortliche Person und verbindlichen Datenstand festlegen
- Unveränderten Export geschützt archivieren
- Nicht benötigte Spalten und veraltete Datensätze kennzeichnen
- Statuswerte und Datumsformate vereinheitlichen
Qualitätsprüfung
- Jede externe_id ist eindeutig
- Mitgliedsreferenzen in Parzellen und offenen Posten existieren
- Umlaute und Sonderzeichen werden korrekt angezeigt
- Dubletten anhand mehrerer Merkmale fachlich prüfen
Abnahme
- Testimport mit repräsentativen Sonderfällen durchführen
- Anzahlen und Stichproben mit dem Altsystem vergleichen
- Fehlerbericht vollständig bearbeiten
- Produktiven Import schriftlich freigeben
Feldübersicht der vier Vorlagen
Pflicht bedeutet: Ohne dieses Feld kann der Datensatz nicht zuverlässig zugeordnet werden.
| Datei | Zentrale Pflichtfelder | Verknüpfung |
|---|---|---|
| Mitglieder | externe_id, vorname, nachname, status | Ausgangspunkt für Pächter und Forderungen |
| Parzellen | externe_id, parzellennummer, status | paechter_externe_id verweist auf Mitglieder |
| Zähler | externe_id, zaehlernummer, medium | parzelle_externe_id verweist auf Parzellen |
| Offene Posten | externe_id, rechnungsnummer, betrag, faellig_am | mitglied_externe_id verweist auf Mitglieder |
Hintergrundwissen
Häufige Fragen
Müssen alle optionalen Felder gefüllt sein?
Nein. Es sollten nur aktuelle und für den Vereinszweck erforderliche Daten übernommen werden. Pflichtfelder sichern Identität und Zuordnung.
Sind die Beispieldaten echte Mitgliedsdaten?
Nein. Sämtliche Beispielwerte sind frei erfunden und müssen vor dem produktiven Import entfernt werden.
Quellen und fachliche Grundlage
Geprüft am 10. Juli 2026. Gesetze, Satzungen und Verbandsregeln können sich ändern; im Einzelfall bitte fachlich prüfen.