Auftragsverarbeitungsvertrag für Kleingartenvereine

Was ist ein AVV?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Der Verein entscheidet über Zweck und Inhalt der Vereinsverwaltung. Kleingartenverein24 stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet Daten innerhalb dieser Software nach Auftrag des Vereins.

Warum braucht ein Kleingartenverein einen AVV?

Kleingartenvereine verwalten personenbezogene Daten von Mitgliedern, Bewerbern, Pächtern, Funktionären und Ansprechpartnern. Wenn diese Daten in einer extern betriebenen Software verarbeitet werden, braucht der Verein eine klare Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Nutzung verarbeitet die Plattform Stammdaten, Kontaktdaten, Rollen, Parzellenbezug, Bewerberdaten, Vertragsdaten, Dokumente, Rechnungen, Zahlungen, Mitteilungen, Termine, Arbeitseinsätze, Audit-Logs und technische Nutzungsdaten. Der konkrete Umfang hängt davon ab, welche Module der Verein nutzt und welche Daten er einträgt.

Welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt?

Der AVV enthält eine transparente Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer und technischen Dienstleister. Vereine erhalten diese Informationen im Vertrag und können Rückfragen vor der Unterzeichnung klären.

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?

Kleingartenverein24 arbeitet mit getrennten Vereinsbereichen, Login, Rollen, Berechtigungen und serverseitigen Zugriffskontrollen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden im AVV verständlich beschrieben.

Wie funktionieren Export und Löschung?

Vereine können Daten exportieren und eine Löschung beauftragen. Die genaue Umsetzung richtet sich nach Vertragsende, Aufbewahrungspflichten und den im AVV vereinbarten Regelungen.

Wie bekommt der Verein den AVV?

Vereine erhalten den AVV auf Anfrage und perspektivisch direkt im Vereinskonto. Der Vertrag kann geprüft, unterschrieben und an uns zurückgesendet werden. Die Online-Akzeptanz mit Versionierung ist als nächster Ausbauschritt vorgesehen.

PDF zuerst, Online-Akzeptanz später

Kurzfristig stellen wir den AVV als PDF bereit. Der Verein kann ihn prüfen, unterschreiben und an uns zurücksenden. Später folgt die Annahme direkt im Vereinskonto mit Version, Datum, Nutzer-ID, IP-Adresse und Audit-Log.

PDF anfragen oder Roadmap ansehen.

Versionierung geplant

Version 1.0 ist der Startpunkt. AVV-Version, Annahmedatum, vertretungsberechtigte Person, Nutzer-ID, IP-Adresse, User-Agent und PDF-Pfad sollen intern nachvollziehbar gespeichert werden.