Mitglieder anlegen, einladen und Parzellen zuordnen

Kurz erklärt

Mitgliedsdatensatz, Benutzerzugang und Parzellenzuordnung sind getrennte Schritte. Dadurch können Daten zuerst geprüft werden, bevor eine Einladung oder Vertragszuordnung erfolgt.

Für: Vorstand und Mitgliederverwaltung

Voraussetzungen

• Vorstandsrecht für Mitglieder
• Name und eindeutige E-Mail-Adresse
• Optional: vorbereitete freie Parzelle

Schritt-für-Schritt

1. Mitgliedsdaten erfassen

   Trage E-Mail, Name, Anschrift und Zahlungsart im Formular „Mitglied verwalten“ ein.

2. Mitglied anlegen

   Speichere den Datensatz. Die Anwendung versendet die Einladung zur persönlichen Passwortvergabe.

3. Einladung bei Bedarf erneut senden

   Nutze in der Mitgliederliste die Einladungsaktion, wenn der ursprüngliche Link abgelaufen oder nicht angekommen ist.

4. Parzelle zuordnen

   Wähle im Zuordnungsbereich Mitglied und Parzelle. „Keine Parzelle“ lässt eine bestehende Zuordnung bewusst offen.

5. Ergebnis kontrollieren

   Prüfe in der Liste Status, Anschrift, Zahlungsart und Parzellenangabe.

Zahlungsart richtig wählen

„Überweisung“, „SEPA“ und „Bar“ beschreiben den vorgesehenen Zahlungsweg. SEPA allein erzeugt noch keinen Einzug; dazu braucht es ein vollständiges Mandat und einen späteren Batch.

Änderungen an Mitgliedern sollten vor einem Rechnungslauf geprüft werden, da Empfänger- und Zahlungsdaten in Folgeprozesse einfließen.

Importierte Mitglieder

Importierte Personen werden nicht automatisch eingeladen. Prüfe sie zuerst und versende Zugänge anschließend bewusst.

Doppelte Personen sollten nicht durch erneutes Anlegen gelöst werden. Nutze Importbericht und vorhandene Datensätze zur Klärung.

Typische Probleme