Ein Mitglied fehlt im Rechnungslauf.
Prüfe aktiven Vertrag, Mitgliedsstatus und die für den Lauf benötigten Daten.
Dokumentation / Finanzen & Abrechnung
Rechnungen erstellen, prüfen und mahnen
Rechnungslauf oder Einzelrechnung vorbereiten, Entwürfe prüfen, fertigstellen, versenden, Status pflegen und einen Mahnlauf ausführen.
Kurz erklärt
Rechnungen entstehen zunächst kontrollierbar. Ein Rechnungslauf für aktive Verträge und eine Einzelrechnung sind getrennte Wege; vor Versand werden Empfänger, Positionen, Betrag und Fälligkeit geprüft.
Für: Kasse und berechtigte Vorstände
Voraussetzungen
- Geprüfte Mitglieder und aktive Verträge
- Beschlossene Positionen und Beträge
- Für Verbrauch: bestätigte Werte und Verteilung
Schritt-für-Schritt
Rechnungsart wählen
Nutze „Rechnungslauf“ für aktive Verträge oder „Einzelrechnung“ für einen bestimmten Empfänger.
Zeitraum und Positionen eintragen
Gib Bezeichnung, Betrag, Fälligkeit und weitere erforderliche Angaben verständlich an.
Entwürfe kontrollieren
Prüfe Gesamtsumme, Empfänger, auffällige Beträge und übersprungene Datensätze.
Rechnung fertigstellen
Fertigstellen fixiert den vorgesehenen Dokumentstand für Versand und Nachverfolgung.
Versenden oder Status pflegen
Sende an die hinterlegte E-Mail oder dokumentiere den passenden Status für andere Versandwege.
Mahnlauf ausführen
Prüfe vorher offene und fällige Rechnungen. Der Mahnlauf verarbeitet nur passende Vorgänge.
Korrekturen nachvollziehbar behandeln
Bereits versendete Rechnungen sollten nicht still überschrieben werden. Nutze die vorgesehenen Status- und Korrekturmöglichkeiten und halte den Grund fest.
Zahlungen werden im Bereich „Zahlungen“ zugeordnet. Erst dort verändert sich der offene Betrag nachvollziehbar.
Typische Probleme
Eine Rechnung lässt sich nicht senden.
Prüfe Empfänger-E-Mail und ob die Rechnung fertiggestellt ist.
Der Mahnlauf erzeugt nichts.
Kontrolliere Fälligkeit, offenen Betrag und aktuellen Rechnungsstatus.